Was ist Time Blocking?

Sicherlich haben Sie schon mehr als einmal den Tag mit dem Gedanken beendet, dass Sie viel geschafft haben, aber in Wirklichkeit nichts Konkretes zu Ende gebracht haben. Zwischen E-Mails, Besprechungen, Telefonaten und unerledigten Aufgaben scheint es oft so, als kämen wir nie wirklich voran. Deshalb sind Methoden, die uns helfen, unsere Zeit effizienter zu organisieren, derzeit sehr beliebt, und eine der praktischsten davon ist das time blocking.

In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, was das ist, wie es funktioniert und wie Sie es ohne großen Aufwand anwenden können. Wenn Sie diese Methode mit einer guten Arbeitsumgebung und dem besten Bürostuhl kombinieren, werden Sie bald einen Unterschied bemerken. Sie werden nicht nur leistungsfähiger sein, sondern auch Ihren Rücken und Ihre Körperhaltung schonen. Ebenso wichtig ist es, darauf zu achten, wie man sich ausruht, wenn man am Computer sitzt, denn bewusste Pausen und eine entspannte Sitzhaltung tragen entscheidend zu langfristiger Gesundheit und Produktivität bei.

Definition von Time Blocking

Wenn Sie noch nie davon gehört haben, fragen Sie sich vielleicht: Was genau ist Time Blocking? Nun, im Grunde genommen handelt es sich um eine Methode, Ihren Tag in Zeitblöcke zu unterteilen und jedem Block eine bestimmte Aufgabe zuzuweisen. Nicht mehr und nicht weniger.

Es geht nicht nur darum, eine To-do-Liste zu erstellen. Der Clou liegt darin, zu entscheiden, wann Sie die einzelnen Aufgaben erledigen. Es ist beispielsweise nicht dasselbe, in Ihren Notizen „Bericht schreiben” zu notieren, als sich von 10 bis 11:30 Uhr Zeit zu nehmen, um ihn ohne Unterbrechungen zu schreiben.

Anhand des folgenden Beispiels eines Arbeitstages lässt sich dies noch deutlicher veranschaulichen. : 

• 09:00–10:30 → E-Mails lesen und beantworten
• 10:30–12:00 → Erstellung des Hauptentwurfs
• 12:00–12:30 → Anrufe und Erledigungen
• 12:30–13:30 → Verwaltungsaufgaben
• 15:00–16:30 → Entwicklung kreativer Inhalte
• 16:30–17:00 → Überprüfung und Planung des nächsten Tages

Beachten Sie vor allem:  Jeder Block hat ein klares Ziel und eine begrenzte Zeit. Auf diese Weise vermeiden Sie es, ständig von einer Aufgabe zur nächsten zu springen, und konzentrieren sich auf die jeweilige Aufgabe, die gerade ansteht. 

Wie funktioniert Time Blocking? 

Nachdem wir nun wissen, was Time Blocking ist, müssen wir uns damit befassen, wie es funktioniert. Wenn Sie wissen, was zu tun ist und wann, müssen Sie nicht ständig über den nächsten Schritt nachdenken. Sie führen einfach das aus, was gerade ansteht, und das spart uns eine Menge geistige Energie.

Das bedeutet jedoch nicht, dass man völlig unflexibel sein muss. Wenn etwas Dringendes oder Unerwartetes anfällt, das gelöst werden muss, können Sie Blöcke verschieben. Aber die Idee ist, eine Grundstruktur zu haben, die Ihren Tag leitet.

Außerdem hilft das Arbeiten in Blöcken dabei, sich wirklich zu konzentrieren. Es ist viel einfacher, sich auf etwas zu fokussieren, wenn man weiß, dass man sich eine oder zwei Stunden lang nur mit dieser Aufgabe beschäftigen muss. Ebenso wichtig ist dabei das richtige Sitzen im Büro, um konzentriert und gesund durch den Arbeitstag zu kommen.

Zeitblöcke und Aufgaben

Ein Block ist einfach ein Zeitraum, der für eine bestimmte Aktivität reserviert ist. Er kann 30 Minuten oder sogar 2 Stunden dauern, je nach Aufgabe und Ihrer Energie.

Das Arbeiten in Blöcken hilft, weil es mentale Ablenkungen reduziert. Während dieses Blocks denkst du nicht an andere Dinge. Außerdem sorgt das Gruppieren ähnlicher Aufgaben (E-Mails mit E-Mails, Anrufe mit Anrufen) dafür, dass sich dein Gehirn besser konzentrieren kann und du schneller vorankommst. 

Unterschiede zu anderen Techniken 

Im Vergleich zu anderen Produktivitäts Methoden gibt es einige wichtige Unterschiede:

• Pomodoro: Sie arbeiten in kurzen Intervallen von 25 Minuten mit kurzen Pausen. Das ist ideal, um Aufgaben anzugehen, aber wenn Sie sich über einen längeren Zeitraum konzentrieren müssen, reicht es nicht aus. 

• Aufgabenliste: Die typische Liste mit zu erledigenden Aufgaben. Sie sagt Ihnen, was zu tun ist, aber nicht wann. Das führt oft dazu, dass Sie einfache Aufgaben erledigen und die wichtigen Aufgaben auf später verschieben.  

Time Blocking geht noch einen Schritt weiter: Es plant, was, wann und wie lange. Viel übersichtlicher.

Vorteile von Time Blocking im Arbeitsalltag 

Die Einführung von time blocking zeigt schnell sichtbare Effekte: 

• Weniger Ablenkungen: Wenn man genau weiß, was zu tun ist, fällt es leichter, sich nicht von anderen Dingen ablenken zu lassen.
• Besserer Ansatz: Lange Blöcke ermöglichen es Ihnen, sich tief zu konzentrieren und echte Fortschritte zu erzielen.
• Weniger Stress: Wenn Sie Ihren Tag in Blöcken organisiert sehen, vermittelt dies ein Gefühl der Kontrolle und verringert die Angst vor der angehäuften Arbeit. 

Kurz gesagt: Sie arbeiten besser und haben nicht das Gefühl, ständig unter Zeitdruck zu stehen.

Wie man Time Blocking Schritt für Schritt anwendet 

Es ist nicht nötig, sich das Leben schwer zu machen oder Apps zu kaufen, die Ihnen überaus effektive Ergebnisse versprechen. Mit einem Kalender und ein wenig Planung können Sie schon loslegen. 

• Schritt 1: Schreiben Sie alles auf, was Sie noch zu erledigen haben, ohne bestimmte Reihenfolge.
• Schritt 2: Schätzen Sie, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe benötigen.
• Schritt 3: Gruppieren Sie ähnliche Aufgaben.
• Schritt 4: Tragen Sie Termine in Ihren Kalender ein, beginnend mit den wichtigsten.
• Schritt 5: Lassen Sie kleine Abstände zwischen den Blöcken. Es kann immer etwas Unvorhergesehenes passieren.
• Schritt 6: Überprüfen Sie am Ende des Tages, was funktioniert hat und was nicht. 

Und etwas, das Sie nicht vergessen dürfen: Wenn Sie lange am Stück arbeiten, brauchen Sie einen bequemen Stuhl. Eine gute Körperhaltung über viele Stunden hinweg macht einen großen Unterschied in Bezug auf Konzentration und Energie. Der Stuhl EVANS beispielsweise ist perfekt, um mehrere Stunden hintereinander zu arbeiten, ohne Ermüdungserscheinungen zu spüren.

Time blocking und Telearbeit 

Zu Hause ist time blocking fast unverzichtbar. Ohne das Büro als Trennlinie kann es leicht passieren, dass man Arbeit mit Hausarbeit oder verschiedenen Ablenkungen vermischt. 

Das Blockieren Ihres Tages hilft Ihnen, jede Aktivität mental voneinander zu trennen und Pausen effektiv zu organisieren. Wenn Sie Ideen zur Verbesserung Ihrer Telearbeit suchen, ist dieser Beitrag mit Tipps zur Telearbeit genau das Richtige für Sie. 

Und da die Arbeitstage im Homeoffice oft mit langen Stunden vor dem Computer verbunden sind, lohnt es sich, in einen Stuhl zu investieren, der viele Stunden aushält und Ihre Körperhaltung unterstützt: Der Stuhl KRATOS erfüllt diese Aufgabe perfekt.

Abschließend möchten wir Ihnen einen Rat geben: Fangen Sie langsam an. Blockieren Sie nicht den ganzen Tag. Beginnen Sie mit 2 oder 3 Schlüsselblöcken, die Sie mit Pausen abwechseln, und Sie werden den Unterschied bemerken. Passen Sie es nach und nach an. Wichtig ist, dass Ihr Tag Rhythmus und Kontrolle hat und Sie nicht von Ihrem Kalender erdrückt werden.